Wat maakt een proces geschikt om te automatiseren
Processen automatiseren is in de kern eenvoudig. Er gebeurt iets, en het systeem doet een aantal dingen terug, zonder dat iemand ze stuk voor stuk hoeft aan te klikken. Wat er gebeurt is de trigger. Wat het systeem doet zijn de stappen. Soms zit er een voorwaarde tussen die bepaalt welke kant het opgaat.
Belangrijkste inzichten
- Elke geautomatiseerde workflow heeft dezelfde vorm: een trigger, een paar stappen en soms een voorwaarde. Als je het in één zin kunt zeggen, kun je het automatiseren.
- Begin met saaie dingen die vaak voorkomen, zoals een nieuwe lead verdelen of een betalingsherinnering sturen. Zeldzame, ingewikkelde processen zijn een slechte start.
- Een workflow die stilletjes faalt is erger dan geen workflow. Check hoe mislukte stappen opnieuw worden geprobeerd en vastgelegd voordat je erop vertrouwt.
Dat klinkt makkelijk, en dat is het ook. Lastig is kiezen wat je automatiseert. Wil je eerst het grotere plaatje, lees dan ons artikel over bedrijfsprocessen automatiseren en onze gids over workflow management software. Dit artikel blijft bij voorbeelden.
Een goede kandidaat heeft drie dingen gemeen.
- Het komt vaak voor. Tien keer per week wint van twee keer per jaar.
- De regel is duidelijk. Als twee collega's het verschillend aanpakken, spreek dan eerst de regel af en automatiseer daarna.
- Een gemiste uitvoering kost iets. Een vergeten opvolgmail of een ticket dat niemand oppakt is precies wat een workflow nooit vergeet.
Voorbeelden voor sales
1. Een nieuwe lead bij de juiste verkoper leggen
De trigger is een nieuwe lead, via een webformulier, een binnenkomende mail of handmatige invoer. Een voorwaarde kijkt naar iets simpels, zoals bedrijfsgrootte of land. Daarna koppelt de workflow de lead aan de juiste verkoper, maakt een taak voor de volgende ochtend en zet een kort bericht in het saleskanaal. Niemand hoeft een gedeelde lijst door te lopen, en de lead blijft niet liggen omdat iedereen dacht dat een ander hem had.
2. Een stilgevallen deal oppakken
Laat deze draaien op een schema. Elke ochtend zoek je open deals zonder activiteit in de afgelopen tien dagen. Per deal komt er een taak voor de eigenaar en een herinnering. Is de deal groot, dan krijgt ook de salesmanager een seintje. Het is klein werk, maar stilgevallen deals zijn waar een forecast ongemerkt scheef gaat, en niemand doet het graag met de hand. In ons artikel over sales pipeline beheer lees je waarom die gaten ertoe doen.
3. Van gewonnen deal naar overdracht
Zodra een deal op gewonnen staat, maakt de workflow een onboardingproject aan, stuurt de klant een welkomstmail en meldt het aan het team dat gaat leveren. Wat de accountmanager tijdens de verkoop heeft geleerd, gaat mee. Dit is een van de duidelijkste winstpunten van sales en uitvoering op één plek, omdat de workflow het actuele dossier leest en geen kopie.
Voorbeelden voor support
4. Een ticket escaleren voordat de afspraaktermijn verloopt
De trigger is een ticket dat te lang openstaat zonder antwoord. Een voorwaarde kijkt naar het klanttype of de prioriteit. Tickets met hoge prioriteit gaan naar een ervaren medewerker en het teamkanaal krijgt een bericht. De rest krijgt een vriendelijke herinnering voor degene die het ticket nu heeft. Werk je met afgesproken reactietijden, dan past SLA-beheer in klantenservice hier goed bij.
5. Navragen of het echt is opgelost
Als een ticket op opgelost gaat, wacht de workflow een dag en stuurt dan een korte check-in naar de klant. Meldt de klant dat het toch niet goed is, dan gaat het ticket weer open en krijgt dezelfde medewerker bericht. Klanten voelen zich gehoord, en je team hoeft niet veertig keer per week dezelfde mail te typen.
Voorbeelden voor finance en operatie
6. Een onbetaalde factuur opvolgen
Koppel een betaalprovider zoals Stripe. Mislukt een betaling of is een factuur over de vervaldatum, dan stuurt de workflow een nette herinnering, maakt een taak voor de accounteigenaar en legt alles vast in het klantdossier. Staat de factuur na een week nog open, dan escaleert hij. De toon blijft vriendelijk en de opvolging gebeurt altijd, en dat laatste slaan mensen over als het druk is.
7. Een weekoverzicht in een sheet en een kanaal
Niet elke automatisering reageert op een gebeurtenis. Sommige draaien gewoon op een vast moment. Elke maandag haal je de cijfers van vorige week op, schrijf je ze naar een gedeelde sheet en zet je een korte samenvatting in het teamkanaal. Zo bespaar je het uur dat iemand kwijt was met cijfers overtypen tussen tabbladen, en de cijfers komen steeds in dezelfde vorm binnen.
Voor je het aanzet
Een paar gewoontes voorkomen dat automatisering een zooitje wordt.
- Schrijf de regel eerst in één zin. "Als X gebeurt, doe dan Y, tenzij Z." Kost die zin een alinea, dan heeft het proces aandacht nodig, geen workflow.
- Test met één echt geval. Laat hem eerst draaien op een dossier dat je met de hand kunt controleren, voordat hij je hele klantenlijst raakt.
- Zoek uit wat er gebeurt als een stap mislukt. Een koppeling die te lang duurt, een dossier waar een veld ontbreekt. Je wilt automatisch opnieuw proberen en een zichtbaar logboek, geen stille uitval.
- Geef elke workflow een eigenaar. Een naam, geen team. Verandert het proces, dan past die persoon de workflow aan.
- Loop ze elk kwartaal na. Een automatisering die niemand kan uitleggen is een risico. Zet uit wat niet meer past bij hoe jullie werken.
Twijfel je tussen een los tool en automatisering in je eigen software? In onze gids over Zapier-alternatieven lees je de afwegingen.
Aan de slag
WeldConnect is de automatiseringsbouwer in WeldSuite. Je kiest een trigger, voegt acties toe die binnen de suite en in externe tools zoals Stripe, Slack en Google Sheets draaien, en het loopt op de achtergrond. Er zijn voorwaarden met vertakkingen, planning op tijd en in realtime, en mislukte runs worden automatisch opnieuw geprobeerd. Je start met sjablonen, regelt met rollen wie wat mag aanpassen en kunt workflows exporteren en importeren. Omdat WeldCRM, WeldDesk, WeldMail en WeldChat in dezelfde suite zitten, heb je voor de meeste voorbeelden hierboven geen koppeling nodig.
WeldConnect is een van de twaalf apps die in elk WeldSuite-abonnement zitten, en WeldSuite is een complete softwaresuite voor mid-market en enterprise teams, met een prijs per gebruiker per maand. Voor één gebruiker is er een gratis plan. Business kost $49 per maand, of $42 per gebruiker per maand bij jaarlijkse betaling, voor maximaal tien gebruikers. Scale kost $69 per maand, of $59 per gebruiker per maand bij jaarlijkse betaling, vanaf elf gebruikers. Enterprise is maatwerk, met SSO, SAML en een uptime-SLA van 99,999%.
Bronnen
- Wikipedia: Business process automation https://en.wikipedia.org/wiki/Business_process_automation
- Wikipedia: Workflow https://en.wikipedia.org/wiki/Workflow
Veelgestelde vragen
Wat is een voorbeeld van processen automatiseren?
Een herhaalbaar proces dat zelf start zodra een trigger afgaat. Een nieuwe lead bij de juiste verkoper leggen, een ticket escaleren dat te lang wacht en een herinnering sturen voor een onbetaalde factuur zijn veelvoorkomende voorbeelden. Elk heeft een trigger, een paar stappen en soms een voorwaarde.
Welk proces kan ik het beste eerst automatiseren?
Kies iets wat vaak voorkomt en een duidelijke regel heeft, zoals leads verdelen of betalingsherinneringen. Begin niet met zeldzame of gevoelige processen. Een snelle, zichtbare winst maakt het makkelijker om het team mee te krijgen voor de volgende.
Moet ik kunnen programmeren om workflows te automatiseren?
Niet voor de voorbeelden in dit artikel. Een visuele bouwer met triggers, acties en voorwaarden is genoeg. Code komt pas om de hoek kijken bij bijzondere koppelingen met systemen waar geen kant-en-klare verbinding voor bestaat.
Wat gebeurt er als een stap in een workflow mislukt?
Dat verschilt per tool, dus vraag het voordat je erop bouwt. Een goede opzet probeert de stap automatisch opnieuw en legt de fout vast waar iemand hem kan zien. Een slechte laat de run stilletjes vallen, en dan merkt niemand het totdat een klant vraagt waarom er niets gebeurde.
Kunnen workflows op een vast tijdstip draaien in plaats van op een gebeurtenis?
Ja. Geplande workflows draaien op een vast moment, bijvoorbeeld elke ochtend of elke maandag, en passen bij controles op stilgevallen deals en weekoverzichten. Workflows op basis van een gebeurtenis starten direct zodra er iets gebeurt, zoals een nieuwe lead of een mislukte betaling.
Zie hoe alles samenwerkt
WeldSuite brengt CRM, helpdesk, boekhouding, mail, projecten en meer samen in één verbonden platform. Pas iets één keer aan en het verschijnt overal.
Verder lezen
Bedrijfsprocessen automatiseren: een praktische gids voor groeiende bedrijven
De meeste teams doen herhaalwerk gewoon met de hand, tot het niet meer te doen is en er een spreadsheet of een herinnering bij komt als noodoplossing. Dit is wat het automatiseren van bedrijfsprocessen inhoudt, hoe de onderdelen samenwerken en waar je het beste kunt beginnen.
AutomatiseringWorkflowautomatisering: Waar Moet Je Op Letten Voor Je Kiest
De meeste teams gaan niet op zoek naar workflow automatisering omdat een los automatiseringstool stuk is. Ze zoeken opnieuw omdat de rekening elke maand hoger wordt en niemand meer precies weet welke koppeling waarvoor dient. Dit is waar het echt om draait.
AutomatiseringBedrijfsprocessen Automatiseren: Praktische Gids voor Groeiende Teams
Een goedkeuring die in iemands inbox blijft liggen, is het makkelijkste ding om kwijt te raken. Dit is wat bedrijfsprocessen automatiseren echt betekent, hoe het werkt, en hoe je de juiste aanpak kiest naarmate je team groeit.