Wat bedrijfsprocessen automatiseren inhoudt
Bedrijfsprocessen automatiseren betekent dat een taak, een goedkeuring of een overdracht vanzelf van de ene persoon of het ene systeem naar het volgende gaat, op basis van regels die een team één keer instelt. Een onkostendeclaratie wordt ingediend. In plaats van dat die in een inbox blijft liggen tot iemand eraan denkt om te kijken, stuurt de software hem automatisch naar de juiste manager voor goedkeuring, daarna naar finance zodra hij is goedgekeurd, en sluit hem vervolgens af. Niemand hoeft erachteraan te bellen.
Belangrijkste inzichten
- Bedrijfsprocessen automatiseren betekent dat een taak, goedkeuring of overdracht vanzelf naar de juiste persoon of het juiste systeem gaat, op basis van regels die je één keer instelt.
- Het verschil met een simpele takenlijst zit in wat er gebeurt zodra een stap klaar is: de een wacht tot iemand zijn mail checkt, de ander stuurt het werk zelf door.
- Het proces dat je het snelst kunt vertrouwen, is het proces dat al naast de gegevens zit waarop het reageert, niet een los automatiseringstooltje dat achteraf is vastgeplakt.
Dat is iets anders dan een gewone takenlijst of een projectbord. Bij een takenlijst moet nog steeds iemand beslissen wat de volgende stap is: status checken, uitzoeken wie er nu aan zet is, iemand een berichtje sturen. Workflowsoftware legt die beslissing vast als regel. Wordt een aanvraag goedgekeurd, dan gaat hij door naar de volgende stap. Wordt hij afgewezen, dan gaat hij terug met een toelichting. De software beslist, en een mens komt er alleen aan te pas wanneer de regel zegt dat dat moet.
Wat er allemaal onder valt, loopt sterk uiteen. Aan de eenvoudige kant is het één goedkeuringsketen: indienen, goedkeuren, klaar. Aan de complexe kant vertakt het zich over afdelingen en systemen heen, zoals een aanvraag voor een nieuwe medewerker die langs een manager gaat, dan HR, dan IT-voorbereiding, met andere voorwaarden bij elke stap afhankelijk van functie, locatie en benodigde apparatuur. Beide zijn hetzelfde idee. De stappen liggen één keer vast, en de software draagt het werk ertussen over.
Hoe het daadwerkelijk werkt
De meeste workflowtools bestaan uit drie onderdelen: een trigger die het proces start, een reeks stappen, en de regels die bepalen welke stap daarna volgt.
Triggers
Een trigger is wat een workflow op gang brengt: een formulier wordt verzonden, een deal verandert van fase, een datum breekt aan, of iemand klikt op een knop om het handmatig te starten. De trigger is belangrijk omdat die bepaalt hoe snel de rest van het proces kan reageren. Een workflow die wacht tot iemand toevallig merkt dat er iets is gebeurd, is nog niet echt geautomatiseerd, dat is alleen maar opgeschreven.
Voorwaarden en vertakkingen
Een echt proces loopt zelden in een rechte lijn. Een inkoopaanvraag onder een bepaald bedrag slaat misschien een stap over die bij een grotere aanvraag wel nodig is. Een supportticket met het label urgent springt meteen door naar een manager in plaats van in de algemene wachtrij te blijven staan. Voorwaarden zijn de als-dan-logica die deze vertakkingen mogelijk maakt, en dat is precies het verschil tussen een workflowtool en een simpele melding.
Goedkeuringen en escalatie
De meeste bedrijfsprocessen hebben minstens één punt waarop iemand moet goedkeuren of afwijzen voordat het werk verdergaat. Een goed gebouwd proces wacht niet eindeloos. Het escaleert: reageert niemand binnen een vastgestelde termijn op een aanvraag, dan gaat er een melding naar een tweede goedkeurder of een manager in plaats van dat de aanvraag stilletjes blijft liggen.
| Onderdeel | Wat het doet | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Trigger | Start het proces zodra er iets gebeurt | Een deal verandert naar "Gewonnen" in het CRM |
| Voorwaarde | Bepaalt welke vertakking het werk daarna volgt | Bestellingen boven €5.000 gaan naar een tweede goedkeurder |
| Goedkeuringsstap | Pauzeert tot iemand akkoord geeft voordat het doorgaat | Een manager keurt een verlofaanvraag goed |
| Escalatie | Wijst opnieuw toe of stuurt een melding als een stap te lang blijft liggen | Een niet-goedgekeurde aanvraag gaat na 48 uur naar een tweede goedkeurder |
Waarom het belangrijker wordt naarmate je groeit
Een team van vijf man kan de meeste overdrachten prima via chat en het geheugen laten lopen. Dat houdt op te werken ruim voordat een bedrijf de honderd medewerkers bereikt.
Goedkeuringen blijven in iemands inbox liggen
Elke stap die afhangt van iemand die iets moet onthouden om te checken, is een stap die dagen kan blijven liggen. Een kortingsgoedkeuring die drie dagen op zich laat wachten, kan een deal kosten. Een verlofaanvraag die onbeantwoord blijft, levert een onnodig ongemakkelijk gesprek op. Niemand doet hier iets fout, het is gewoon wat er gebeurt als een proces op geheugen draait in plaats van op regels.
Niemand ziet waar iets is blijven steken
Zonder workflowtool betekent uitzoeken waarom een onboardingaanvraag al twee weken openstaat, dat je drie verschillende mensen moet vragen en hopen dat een van hen het zich herinnert. Met een workflowtool is het antwoord een statusveld: hij ligt bij IT, in afwachting van apparatuur. Dat overzicht is het verschil tussen een knelpunt oplossen en niet eens weten dat het bestaat.
Dezelfde uitzondering kost elke keer weer hetzelfde uur
Elk team heeft een terugkerende situatie die telkens opnieuw met de hand wordt afgehandeld: een terugbetaling boven een bepaald bedrag, een contract dat juridische toetsing nodig heeft, een aanvraag van een belangrijke klant. Workflowsoftware maakt van een eenmalige beslissing over hoe je daarmee omgaat, een regel die vanaf dat moment vanzelf blijft draaien.
Hoe je de juiste aanpak kiest
Welke workflowtool het beste past, hangt minder af van wie de meeste functies heeft en meer van hoe goed die aansluit op hoe het team daadwerkelijk werkt.
- Begin met het proces dat nu de meeste tijd kost. Het beste eerste proces om te automatiseren is niet het meest indrukwekkende, maar het proces waar mensen het vaakst over klagen.
- Check of het de gegevens kan zien waarop het moet reageren. Een workflowtool die het CRM-record of het supportticket dat hij moet routeren niet kan lezen, is niet veel beter dan een melding. Kies een tool die al naast die gegevens zit.
- Vraag wat er gebeurt met werk dat al onderweg is als je een stap wijzigt. Een proces aanpassen terwijl aanvragen er nog doorheen lopen, komt vaak voor. Een tool die lopend werk breekt telkens als iemand een stap bijstelt, veroorzaakt meer problemen dan hij oplost.
- Controleer of niet-technische mensen het zelf kunnen bouwen en aanpassen. Als elke regelwijziging een developer nodig heeft, houdt het proces geen gelijke tred met hoe het bedrijf daadwerkelijk verandert, en veroudert het stilletjes.
- Kies liever voor ingebouwd dan voor los erbij geplakt. Een workflowlaag die deel uitmaakt van de suite waar het CRM, de helpdesk en de mail al staan, heeft vanaf het begin toegang tot de gegevens. Een los automatiseringstool moet eerst met elk van die systemen worden gekoppeld, en die koppeling is weer iets dat kan breken.
Aan de slag
De meeste teams hoeven niet meteen alles te automatiseren. Begin met de overdracht die nu de meeste tijd kost.
- Schrijf op wat er nu daadwerkelijk gebeurt. Zet elke stap van het proces op een rij, wie hem uitvoert, en hoe lang hij meestal blijft liggen voordat de volgende persoon hem oppakt.
- Pak eerst de traagste of meest foutgevoelige stap aan. Meestal is dat een goedkeuring, een overdracht tussen afdelingen, of een stap die officieel niemand in beheer heeft.
- Schrijf de regel op voordat je hem bouwt. Bepaal op papier precies wat er moet gebeuren, wie wat goedkeurt en wat als uitzondering telt. Dat is vooraf veel makkelijker recht te zetten dan achteraf.
- Laat het een paar weken naast het oude proces meelopen. Let op aanvragen die niet netjes in de regel passen. Dat zijn de uitzonderingen die het proces moet afhandelen voordat het de handmatige versie helemaal vervangt.
- Check na een maand waar het daadwerkelijk vastloopt. Bekijk de status van elke lopende aanvraag. Een proces dat stilletjes bij één stap blijft opstapelen, heeft een regel nodig die wordt bijgesteld, niet nog meer automatisering erbovenop.
WeldFlow is de workflow- en projectlaag die in WeldSuite is ingebouwd. Het maakt standaard verbinding met WeldCRM, WeldDesk en WeldMail, zodat een workflow een deal, een ticket of een e-mailwisseling kan lezen zonder aparte koppeling. Het is inbegrepen in elke WeldSuite-laag, van Business voor $49 per gebruiker per maand tot Scale voor $69 per gebruiker per maand met onbeperkte seats, en Enterprise-abonnementen voegen daar een 99,999% uptime-SLA aan toe voor processen die het zich niet kunnen veroorloven om vast te lopen. Nieuwe werkruimtes krijgen een gratis proefperiode van 14 dagen, zonder creditcard.
Bronnen
Veelgestelde vragen
Wat betekent bedrijfsprocessen automatiseren?
Bedrijfsprocessen automatiseren betekent dat een taak, een goedkeuring of een overdracht vanzelf van de ene persoon of het ene systeem naar het volgende gaat, op basis van regels die een team één keer instelt. In plaats van dat een medewerker zelf uitzoekt wat de volgende stap is, routeert de software het werk, past voorwaarden toe en escaleert alles wat blijft liggen.
Wat is het verschil tussen workflowsoftware en een projectmanagementtool?
Een projecttool houdt de status bij van werk dat een mens nog zelf verder moet zetten. Workflowsoftware zet het werk zelf in beweging: zodra een stap klaar is, bepaalt de software op basis van regels waar het werk naartoe gaat, in plaats van te wachten tot iemand een bord bijwerkt.
Wat is het verschil tussen een trigger en een voorwaarde?
Een trigger start een workflow, zoals het verzenden van een formulier of een deal die van fase wisselt. Een voorwaarde bepaalt welk pad de workflow volgt zodra hij al loopt, zoals een grote inkoopaanvraag naar een tweede goedkeurder sturen terwijl een kleine aanvraag die stap overslaat.
Hebben we developers nodig om een workflow te bouwen?
De meeste moderne workflowplatformen laten niet-technische medewerkers als-dan-regels bouwen via een visuele editor. Developers zijn meestal alleen nodig voor een maatwerkkoppeling met een systeem buiten het platform, niet voor de dagelijkse regels die een team wil aanpassen.
Wat gebeurt er als een workflow moet veranderen terwijl er al aanvragen doorheen lopen?
Dat verschilt sterk per platform, en het is de moeite waard om dit rechtstreeks te vragen voordat je koopt. Sommige tools laten je een stap aanpassen zonder lopend werk te breken. Andere vereisen dat elke lopende aanvraag eerst onder de oude regels wordt afgerond, wat verwarrend kan zijn als de wijziging juist bedoeld was om iets dringends te verhelpen.
Zie hoe alles samenwerkt
WeldSuite brengt CRM, helpdesk, boekhouding, mail, projecten en meer samen in één verbonden platform. Pas iets één keer aan en het verschijnt overal.
