Wat een virtueel telefoonnummer eigenlijk is
Een virtueel telefoonnummer ziet er hetzelfde uit als elk ander nummer. Klanten bellen het op dezelfde manier. Het verschil zit achter de schermen. Het nummer hangt niet aan één bureautoestel of één simkaart. Het zit in software, en die software bepaalt waar elk gesprek heen gaat.
Belangrijkste inzichten
- Een virtueel telefoonnummer is een gewoon nummer dat niet aan een fysieke lijn vastzit. Gesprekken komen via internet binnen bij het apparaat of de persoon die jij kiest.
- Het is het handigst als je team verspreid zit, thuiswerkt of vaak wisselt. Het nummer blijft hetzelfde, ook als de mensen erachter veranderen.
- Check vooraf het doorschakelen, de gespreksgeschiedenis en of je je huidige nummer kunt houden. Daar hangt af hoe lastig de overstap wordt.
Dat klinkt als een detail, maar het scheelt in de praktijk veel. Vertrekt een collega, dan geef je het nummer niet door aan een opvolger en laat je geen nieuwe visitekaartjes drukken. Je schakelt het nummer gewoon door naar iemand anders. Verhuist het team naar een ander kantoor, dan gaat het nummer niet mee, want het zat nooit vast aan het pand.
Virtueel is niet nep
Sommige mensen denken dat een virtueel nummer minder waard is. Dat klopt niet. Het is een echt nummer dat je gewoon kunt bellen. Alleen de lijn erachter is virtueel. Zie het als een brievenbus aan de straat, los van de persoon die hem toevallig leegt.
Hoe het werkt
Het proces is eenvoudig zodra je het stap voor stap bekijkt.
- Een klant belt je nummer. Aan hun kant merken ze niets.
- Je telefoonsysteem ontvangt het gesprek via internet. Er loopt geen koperen lijn naar één bureau.
- Regels bepalen wie opneemt. Dat kan één persoon zijn, een heel team, of een keuzemenu waarin de beller aangeeft waar het over gaat.
- Het gesprek gaat over op het juiste apparaat. Een laptop, een app op je telefoon of een bureautoestel, net wat bij jouw team past.
- Het gesprek wordt vastgelegd. Wie belde, wie opnam en hoe lang het duurde.
Het doorschakelen is waar de winst zit. Met een keuzemenu, vaak IVR genoemd, kan een beller kiezen voor 1 voor sales en 2 voor support. Met regels stuur je gesprekken buiten kantoortijden naar een ander, of laat je een groep overgaan tot iemand opneemt.
Wanneer een virtueel nummer past
Niet elk bedrijf hoeft hier over na te denken. Een kantoor met vijf mensen en vijf bureautoestellen kan jarenlang prima zo doorwerken. Een virtueel nummer loopt pas warm als er iets in de opzet knelt.
- Mensen werken op verschillende plekken. Eén thuis, één bij een klant, één op een ander kantoor. Eén nummer bereikt ze allemaal, zonder dat iemand een privénummer hoeft te delen.
- Het team wisselt vaak. Nieuwe collega's, andere rollen en vertrek horen bij een grotere organisatie. Het nummer moet dat overleven.
- Je wilt één nummer per afdeling. Een voor sales, een voor support, een voor facturatie. Elk gaat naar de juiste groep en geen enkel nummer hangt aan een persoon.
- Je neemt op in meerdere tijdzones. Met regels komt een gesprek terecht bij wie online is.
- Je wilt gesprekken koppelen aan klantgegevens. Een nummer dat in je eigen software leeft, hangt elk gesprek aan de juiste contactpersoon.
Draait het vooral om een nummer dat voor klanten gratis te bellen is, dan is dat een aparte vraag. In ons artikel over een zakelijk telefoonnummer lees je wanneer dat de moeite waard is.
Waar je op let bij het kiezen
Bijna elke aanbieder verkoopt een nummer. De verschillen zitten in wat eromheen zit. Dit zijn de vragen die je vooraf wilt stellen.
Kun je gesprekken doorschakelen zoals jullie echt werken?
Vraag om de instellingen te zien. Kun je een keuzemenu bouwen? Kun je gesprekken naar een groep sturen? Kun je regels aanpassen zonder een supportticket? Een nummer dat je niet kunt doorschakelen is gewoon een nummer.
Waar komt de gespreksgeschiedenis terecht?
Staan gesprekken in een los systeem, dan moet iemand ze met de hand overzetten. Meestal doet niemand dat. Check of gesprekken aan je klantgegevens hangen, zodat een collega het laatste gesprek kan zien voordat hij opneemt.
Werkt het op de apparaten van je team?
Een nummer dat alleen op een bureautoestel werkt, mist het doel. Controleer of mensen kunnen opnemen op een laptop en een telefoon, en of je vanuit een contactkaart met één klik kunt bellen.
Hoe zit het met toegang en privacy?
In gesprekken komen gevoelige zaken voorbij. Let op versleuteling en op wie in je team gespreksgegevens mag beluisteren of lezen. Over opnames en de wet lees je meer in ons stuk over gesprekken opnemen.
Kun je je huidige nummer houden?
Hier hebben de meeste bedrijven later spijt van. Moet je van nummer wisselen, dan zijn alle klanten, leveranciers en gedrukte stukken meteen achterhaald. Vraag dus als eerste naar nummerbehoud.
Je huidige nummer meenemen
Een nummer dat je al gebruikt naar een nieuwe aanbieder verhuizen heet nummerbehoud, of porteren. Het nummer blijft gelijk. Alleen het systeem erachter verandert.
- Zoek de gegevens bij elkaar. Je hebt de huidige aanbieder nodig, de naam van de rekeninghouder en het klantnummer of de pincode.
- Laat de nieuwe aanbieder de overdracht starten. Die vraagt het nummer op bij de oude. Meestal hoef je vooraf niets op te zeggen.
- Laat de oude dienst doorlopen. Zeg pas op als het nummer bij de nieuwe aanbieder live staat, anders raak je het nummer mogelijk kwijt.
- Test direct na de overstap. Bel het nummer vanaf een paar verschillende telefoons en kijk of het doorschakelen en het vastleggen van gesprekken goed gaan.
De doorlooptijd verschilt per aanbieder, dus reken op wat extra ruimte in plaats van een vaste datum. Wil je weten wat een telefoonsysteem in totaal moet kunnen, begin dan bij ons overzicht van het zakelijk telefoonsysteem.
Waar WeldCall past
WeldCall is de cloudtelefoon in WeldSuite. Je hebt een toetsenblok, belt met één klik vanuit je contacten en neemt op op elk apparaat. Gesprekken doorschakelen en een keuzemenu (IVR) zitten erin, en je kunt een nummer meenemen dat je al hebt. Gesprekken zijn versleuteld, met toegangsrechten per team. Elk gesprek krijgt een opname, een transcript en notities die automatisch bij de juiste contactpersoon komen. De geschiedenis staat dus bij de klant en niet in een los programma.
Dat laatste maakt het meer dan een nummer. Een gesprek met een klant verschijnt in WeldCRM bij hun dossier, naast hun e-mails en tickets.
WeldCall is een van de twaalf apps die in elk WeldSuite-abonnement zitten. WeldSuite is een complete softwaresuite voor mid-market en enterprise teams, met een prijs per gebruiker per maand. Voor één gebruiker is er een gratis plan. Business kost $49 per maand, of $42 per gebruiker per maand bij jaarlijkse betaling, voor maximaal tien gebruikers. Scale kost $69 per maand, of $59 per gebruiker per maand bij jaarlijkse betaling, vanaf elf gebruikers. Enterprise is maatwerk, met SSO, SAML, dataresidentie en een uptime-SLA van 99,999%.
Bronnen
- Wikipedia: Virtual number https://en.wikipedia.org/wiki/Virtual_number
- Wikipedia: Local number portability https://en.wikipedia.org/wiki/Local_number_portability
Veelgestelde vragen
Wat is een virtueel telefoonnummer voor bedrijven?
Het is een gewoon telefoonnummer dat niet aan een fysieke lijn of één bureautoestel vastzit. Gesprekken komen via internet binnen bij de persoon, het team of het apparaat dat jij kiest.
Kan ik mijn huidige zakelijke nummer houden?
Meestal wel. Een nummer naar een nieuwe aanbieder verhuizen heet nummerbehoud of porteren. Het nummer blijft gelijk en alleen het systeem erachter verandert. Vraag er vooraf naar bij je aanbieder.
Kan een virtueel nummer op mijn telefoon en mijn laptop overgaan?
Ja, dat is een van de grootste voordelen. Omdat het nummer in software zit, gaat het over op elk apparaat waarop je team is ingelogd.
Wat is een IVR?
Een IVR is een automatisch keuzemenu aan de telefoon. Bellers kiezen een optie, bijvoorbeeld 1 voor sales of 2 voor support, zodat het gesprek bij de juiste groep terechtkomt.
Is een virtueel nummer alleen voor teams die op afstand werken?
Nee. Teams die thuis of hybride werken hebben er het meeste aan, maar elk bedrijf met veel wisselingen of een nummer per afdeling kan er baat bij hebben.
Zie hoe alles samenwerkt
WeldSuite brengt CRM, helpdesk, boekhouding, mail, projecten en meer samen in één verbonden platform. Pas iets één keer aan en het verschijnt overal.
Verder lezen
Wat is een zakelijk telefoonsysteem? Een gids voor zakelijke teams
Een zakelijk telefoonsysteem geeft elk gesprek een gedeeld nummer, een doorschakelregel en een plek waar het aansluit op de rest van je stack. Dit is wat het is, wat het regelt en hoe je het juiste kiest.
CommunicatieZakelijk Telefoonnummer Aanvragen: 0800, Lokaal of een 085/088-nummer?
Een zakelijk telefoonnummer aanvragen klinkt als één beslissing, maar is er eigenlijk drie: gratis voor de beller met 0800, vertrouwd en lokaal met een netnummer, of landelijk en flexibel met 085 of 088. Dit is het verschil en hoe je het goed regelt.
CommunicatieTelefoongesprekken Opnemen: Wat Mag Het en Waar Moet Software Aan Voldoen?
Telefoongesprekken opnemen maakt van een gesprek een naslagwerk in plaats van een herinnering. Dit is wat het echt doet, wat er wettelijk voor nodig is voordat je het aanzet, en waar goede software zich onderscheidt van een risico.