Wat is time blocking?
Bij time blocking geef je elke taak een blok tijd in je agenda, precies zoals een afspraak er een krijgt. Zo staan je taken naast je vergaderingen en zie je de hele dag in één overzicht.
Belangrijkste inzichten
- Bij time blocking krijgt elke taak een vaste plek in je agenda. Je dag is dan gepland voordat hij begint, in plaats van per onderbreking bepaald.
- Het plannen zelf is zelden het probleem. Het gaat mis zodra de eerste afspraak verschuift en je hele plan omvalt. Laat ruimte over en maak verplaatsen goedkoop.
- Het werkt het best als taken en afspraken in hetzelfde overzicht staan. Bij twee lijsten wordt er één genegeerd.
In plaats van een lijst met vijftien dingen en het vage plan om ze ooit te doen, ziet je dag er zo uit: 9.00 tot 10.30 offerte schrijven, 10.30 tot 11.00 mail, 11.00 stand-up, enzovoort. Staat het niet in je agenda, dan is het een wens.
Waarom het werkt
Een takenlijst heeft één groot gebrek. Hij vertelt je niet of het werk past. Je kunt negen uur aan taken opschrijven voor een dag waarop je vijf uur vrij hebt, en niets op het papier waarschuwt je.
Een agenda waarschuwt wel. Probeer je die offerte in te plannen en is er geen gat van anderhalf uur, dan zie je dat op maandagochtend en niet op vrijdagmiddag. Je kunt nee zeggen, iets verschuiven of hulp vragen terwijl daar nog tijd voor is.
Het beschermt ook je focus. Op een blok met "offerte schrijven" boekt iemand minder snel een afspraak dan op een lege plek. Collega's kunnen het nog steeds vragen, maar ze moeten het wel vragen.
Zo zet je het op
Je hebt geen speciale app nodig om te beginnen. Wel een beetje discipline in de eerste week.
- Begin met de vaste dingen. Vergaderingen, belafspraken, het ophalen van de kinderen. Zet die er eerst in, want ze schuiven niet.
- Stel je niet-beschikbare uren in. Werk je niet voor 9.00 of na 17.30 uur, zet het erin, zodat niemand (jijzelf ook niet) in die tijd plant.
- Kies de drie taken die vandaag tellen. Geen tien. Drie. De rest is meegenomen.
- Geef elke taak een blok. Wees eerlijk over de duur. Wat je ook denkt dat het kost, tel er een derde bij op.
- Bundel de kleine dingen. Antwoorden, goedkeuringen en snelle administratie horen in een of twee korte blokken, niet verspreid over elk uur.
- Laat een gat open. Houd ergens een uur vrij. Daar komt de overloop terecht.
| Soort blok | Gebruikelijke duur | Wat erin past |
|---|---|---|
| Diepe focus | 60 tot 120 minuten | Schrijven, analyseren, plannen, alles wat rust vraagt |
| Administratie | 20 tot 30 minuten | Mail, goedkeuringen, declaraties, snelle antwoorden |
| Afspraken | Zoals geboekt | Calls en stand-ups, zoveel mogelijk gebundeld |
| Buffer | 30 tot 60 minuten | Uitloop, verrassingen, dat wat niemand had gepland |
Waar het misgaat
Veel mensen proberen time blocking, vinden het twee dagen geweldig en stoppen op donderdag. De oorzaak is bijna altijd dezelfde. Er verschuift iets en het plan kan niet meebuigen.
Te veel plannen
Een dag zonder gaten is een plan om te laat te komen. Is elke minuut volgeboekt, dan schuift de eerste uitloop alles daarachter op.
Twee lijsten
Staan je afspraken in de ene tool en je taken in een andere, dan plan je maar rond één van de twee. Meestal verliezen de taken.
Alles met de hand verplaatsen
Valt een vergadering midden in je focusblok, dan moet je een nieuw gat zoeken, het blok verslepen en controleren of het niet botst. Doe dat vier keer per week en je houdt het voor gezien.
De oplossing is je plan als concept te zien. Blokken gaan verschuiven. Waar het om gaat, is dat verschuiven seconden kost en geen tien minuten puzzelen.
Time blocking in een team
Zodra anderen meedoen, wordt time blocking nuttiger en ook lastiger. Jouw focusblok is voor een collega een dichte deur.
Een paar afspraken helpen. Spreek kernuren af waarin vergaderen prima is en bewaar de rest voor focus. Laat mensen hun niet-beschikbare uren aangeven, zodat niemand erdoorheen boekt. En gebruik boekingspagina's voor verzoeken van buiten, zodat een klant zelf een tijd kiest uit wat jij aanbiedt in plaats van heen en weer te mailen. In ons stuk over software voor het plannen van afspraken lees je meer over die kant.
Werkt je team in meerdere landen, zet dan tijdzones op het lijstje. Een blok dat voor jou prima uitkomt, kan voor een collega om zes uur 's ochtends vallen. Met een gedeelde teamagenda zie je die overlap meteen.
Hoe WeldCalendar dit doet
WeldCalendar is de agenda-app in WeldSuite, met als motto: een agenda die je dag plant. Je ziet er afspraken en taken uit WeldFlow en WeldCRM in één overzicht, zodat je vergaderingen en je to-do's niet langer op twee plekken staan.
Je stelt je niet-beschikbare uren in en taken worden voor je geprioriteerd, zodat je dag met een verstandige volgorde begint. Verandert er iets, dan schuift slim verplaatsen de blokken opnieuw in plaats van dat jij het met de hand moet ontwarren. AI-planning werkt over tijdzones heen, handig als je team verspreid zit. Wil je weten hoe dat werkt, lees dan ons stuk over de AI-planningsassistent.
Met boekingspagina's deel je je beschikbaarheid met mensen buiten het bedrijf, en je koppelt Google-, Outlook- en iCloud-agenda's, dus je hoeft niet op dag één alles te verhuizen. Hoe dat gaat, lees je in onze gids over Google Agenda en Outlook synchroniseren.
WeldSuite is een complete softwaresuite voor het mid-market en enterprise, met een prijs per gebruiker per maand. Alle apps, ook WeldAgent, zitten in elk abonnement. Voor één gebruiker is er een gratis abonnement. Business kost $49 per maand, of $42 per gebruiker per maand bij jaarlijkse facturering, voor maximaal tien gebruikers. Scale kost $69 per maand, of $59 per gebruiker per maand per jaar, vanaf elf gebruikers. Enterprise is maatwerk, met SSO, SAML en een uptime-SLA van 99,999%.
Bronnen
- Wikipedia: Timeboxing https://en.wikipedia.org/wiki/Timeboxing
- Wikipedia: Tijdsbeheer https://nl.wikipedia.org/wiki/Tijdsbeheer
Veelgestelde vragen
Wat is time blocking?
Je geeft taken een eigen blok tijd in je agenda, naast je afspraken. Zo plan je de dag vooraf en zie je meteen of het werk echt past.
Hoe lang moet een tijdsblok zijn?
Blokken voor diepe focus duren meestal 60 tot 120 minuten. Administratieblokken zijn korter, rond de 20 tot 30 minuten. Tel bij je schatting een derde op, want de meeste taken lopen uit.
Wat als mijn dag steeds verandert?
Zie het plan als concept en houd 30 tot 60 minuten buffer vrij. De methode werkt als verplaatsen snel gaat. Tools met slim verplaatsen helpen daarbij, omdat ze blokken voor je verschuiven als er een afspraak overheen valt.
Is time blocking geschikt voor teams?
Ja, met een paar afspraken. Spreek kernuren voor vergaderingen af, laat mensen niet-beschikbare uren instellen en gebruik boekingspagina's voor verzoeken van buiten, zodat focustijd gerespecteerd wordt.
Kan WeldCalendar taken en afspraken samen tonen?
Ja. WeldCalendar toont afspraken en taken uit WeldFlow en WeldCRM in één overzicht, en je kunt Google-, Outlook- en iCloud-agenda's koppelen.
Zie hoe alles samenwerkt
WeldSuite brengt CRM, helpdesk, boekhouding, mail, projecten en meer samen in één verbonden platform. Pas iets één keer aan en het verschijnt overal.
Verder lezen
Planning software met AI: wat het is en hoe het je agenda echt overneemt
Planning software met AI doet meer dan een moment boeken. Het leest je echte agenda, plant je dag rond afspraken en taken, en schuift zelf met dingen zodra er iets verandert. Dit is hoe dat er in de praktijk uitziet.
CommunicationGedeelde agenda voor teams: waarom groeiende bedrijven er een nodig hebben
Zodra een bedrijf groter wordt dan een handjevol mensen, staat ieders agenda ergens anders. Een gedeelde agenda brengt dat weer samen, zodat mensen echte beschikbaarheid zien over het hele bedrijf, niet alleen hun eigen stukje ervan.
CommunicationAgenda Synchroniseren: Outlook en Google Calendar in de Praktijk
De helft van je collega's zit in Outlook, de helft in Google Calendar. Iemand moet toch weten wanneer iedereen echt vrij is. Dit is wat agenda synchroniseren daadwerkelijk moet doen, en waar de goedkope versie het laat afweten.