Waarom teams op zoek gaan naar een Slack alternative
Slack heeft teamchat mainstream gemaakt, en voor veel teams werkt dat prima. Teams die op zoek gaan naar een Slack alternative zijn zelden ontevreden over het idee van kanalen en directe berichten op zich. Ze zijn ontevreden over wat er gebeurt zodra het team groeit: de rekening stijgt per gebruiker, berichtgeschiedenis wordt beperkt op goedkopere abonnementen, en zoeken wordt stilletjes slechter naarmate er meer kanalen bijkomen.
Belangrijkste inzichten
- De meeste teams gaan pas op zoek naar een Slack alternative zodra de rekening per gebruiker hoger wordt dan een chattool zou moeten kosten, of zodra zoeken niets meer oplevert van meer dan een paar maanden terug.
- De echte vraag is niet hoeveel apps een tool als koppeling vermeldt. Het is of die apps al de bron van waarheid zijn, waardoor er niets meer te koppelen valt.
- Een los chattool is een abonnement plus een beheerdersconsole om bij te houden. Chat die al in de suite zit die je toch al gebruikt, scheelt allebei in één keer.
De kosten per gebruiker lopen sneller op dan verwacht
Chatprijzen zien er redelijk uit bij twintig mensen. Bij tweehonderd wordt een paar euro per gebruiker per maand een echte kostenpost, en die staat naast het CRM, de helpdesk en het videotool die een team al apart betaalt. Geen van die abonnementen lijkt op zichzelf duur. Bij elkaar opgeteld wel.
Zoekgeschiedenis raakt op een vervelend moment op
Gratis en goedkopere abonnementen beperken vaak hoe ver zoeken terug gaat. Een beslissing van vier maanden geleden, een bestand dat iemand deelde voor die grens, een klanteis uit een kanaal dat niemand heeft gearchiveerd: het wordt allemaal onvindbaar zodra een werkruimte die grens overschrijdt, precies op het moment dat een groeiend team die geschiedenis het hardst nodig heeft.
Waar je echt op moet letten
De meeste vergelijkingen kijken naar hoeveel apps een chattool koppelt. Dat getal maakt minder verschil dan het lijkt, want de tools die er echt toe doen voor dagelijks werk, CRM, helpdesk, e-mail, agenda, worden door bijna elk platform al ondersteund. Let liever op dit.
- Berichtgeschiedenis en zoeken. Vraag rechtstreeks of de geschiedenis onbeperkt is of afhangt van het abonnement, en of zoeken echt resultaten van een jaar terug oplevert of alleen van de laatste paar weken.
- Beheer- en bewaarinstellingen. Kan een beheerder berichtlogboeken exporteren, een bewaartermijn instellen, of zien welke kanalen er bedrijfsbreed bestaan? Voor een gereguleerd bedrijf zijn dit geen extraatjes meer.
- Wat er gebeurt als een deal of ticket wijzigt. Een kanaal dat alleen berichten ontvangt die mensen zelf typen, mist de helft van de waarde. Vraag of een gesloten deal of een opgeschaald ticket daar automatisch kan verschijnen.
- Totaal aantal gebruikers keer totaal aantal tools. Een goedkope prijs per gebruiker voor chat is nog steeds een volledig abonnement, een aparte beheerdersconsole en nog een inlog om te beheren.
- Wie de data bezit. Als chat bij een andere leverancier zit dan het CRM en de helpdesk, eindigt een klantgesprek dat in chat begon en in een ticket verderging in twee systemen die niet met elkaar praten.
Los tool of ingebouwde teamchat
Beide aanpakken organiseren gesprekken in kanalen en threads. Het verschil zit in waar de chat staat ten opzichte van de rest van het bedrijf.
| Aspect | Los chattool | Ingebouwd in de suite |
|---|---|---|
| Prijs | Apart abonnement per gebruiker | Inbegrepen in het plan dat je toch al betaalt |
| Berichtgeschiedenis | Vaak beperkt per abonnement | Bewaard zolang je plan toestaat, geen aparte limiet |
| Klantcontext | Losstaand van CRM- en helpdeskdata | Zelfde dossier als je CRM en support tickets |
| Beheer | Aparte console om te configureren en controleren | Eén werkruimte, één set rechten |
| Opzet | API-sleutels en webhooks om koppelingen te bouwen | Al verbonden met de rest van de suite |
Dat betekent niet dat een los chattool de verkeerde keuze is. Het verdient zijn plek zodra een team klein is, chat het enige is dat wordt aangeschaft, en er nog geen CRM of helpdesk is om aan te koppelen. Het houdt op zijn plek te verdienen zodra drie of vier van de systemen die een team al draait, sales, support, projecten, hetzelfde klantdossier zouden kunnen lezen en schrijven dat chat al raakt.
Hoe je kiest
Een paar concrete checks beslissen dit sneller dan een functievergelijking.
- Tel de echte maandelijkse kosten op. Reken de prijs per gebruiker mee, plus elke extra tariefstap waar een groeiend team in wordt geduwd voor meer geschiedenis of beter zoeken. Dat totaal is meestal hoger dan wie de eerste factuur goedkeurde zich nog herinnert.
- Check hoe ver zoeken vandaag echt terug gaat. Zoek een term van acht maanden geleden. Komt er niets terug, dan is dat de grens van het abonnement, geen zoekprobleem.
- Zet op een rij wat al in je CRM en helpdesk zit. Als een gesloten deal of een opgelost ticket niet zonder betaalde koppeling naar een kanaal kan, is dat een gat dat ingebouwde chat niet heeft.
- Vraag wie de beheerdersconsole vandaag beheert. Een aparte chatleverancier betekent aparte rechten, een apart auditlog, en nog een plek waar een vertrokken medewerker uit verwijderd moet worden.
- Weeg overstapkosten af tegen blijfkosten. Kanalen en geschiedenis verplaatsen kost echt moeite. Een vierde of vijfde losstaand tool nog een jaar betalen ook. Slechts een van die twee kosten blijft oplopen.
Aan de slag
WeldChat is de teamchat die is ingebouwd in WeldSuite. Het leest en schrijft hetzelfde klantdossier als WeldCRM en WeldDesk, waardoor een gesloten deal of een opgeschaald ticket naar het juiste kanaal kan zonder dat daar een aparte koppeling voor nodig is. Berichtgeschiedenis en zoeken worden niet beperkt door een goedkoper abonnement, want chat wordt niet apart verkocht. Het is een van de twaalf apps die in elk WeldSuite-abonnement zijn inbegrepen, vanaf $49 per gebruiker per maand voor Business (3 tot 25 gebruikers, $42 per gebruiker per maand bij jaarlijkse facturering) of $69 per gebruiker per maand voor Scale, met een onbeperkt aantal gebruikers en de meest gekozen laag. Enterprise voegt daar SSO, een 99,999% uptime-SLA en een vaste CSM aan toe voor organisaties met strengere beveiligingseisen. Nieuwe werkruimtes krijgen een gratis proefperiode van 14 dagen, zonder creditcard.
Bronnen
Veelgestelde vragen
Wat is een goede Slack alternative?
Een goede Slack alternative hangt af van wat de zoektocht echt drijft. Sommige teams willen een goedkoper los chattool met vergelijkbare kanalen en threads. Andere teams zijn beter geholpen met een chattool die is ingebouwd in dezelfde suite als hun CRM en helpdesk, zodat een gesprek over een deal of een ticket niet vastzit in een ander systeem dan het dossier waar het over gaat.
Zit teamchat bij WeldSuite inbegrepen, of is het een aparte kost?
WeldChat zit in elk WeldSuite-abonnement zonder extra kosten. Er is geen apart abonnement per gebruiker om bij te houden, en berichtgeschiedenis wordt niet beperkt door een goedkoper abonnement zoals bij losstaande tools kan gebeuren.
Kan ingebouwde chat een los tool zoals Slack volledig vervangen?
Voor interne gesprekken en alles wat al gekoppeld is aan een CRM of helpdesk in dezelfde suite, wel, want de data staat er al om aan te koppelen. Een team dat sterk leunt op een grote openbare app-directory die specifiek rond één chattool is gebouwd, checkt beter eerst of de externe apps die het meest gebruikt worden ergens anders ook een koppeling hebben.
Verliezen we berichtgeschiedenis bij het overstappen van chattool?
De meeste platforms importeren de chatgeschiedenis van een andere leverancier niet rechtstreeks, dus overstappen betekent meestal opnieuw beginnen voor de dagelijkse gesprekken terwijl de oude werkruimte beschikbaar blijft ter referentie. Plan dat een paar weken voor de overstap in, niet in de week zelf.
Waar moet een groeiend team op letten voor het een chattool kiest?
Limieten op berichtgeschiedenis, beheer- en bewaarinstellingen, en of het tool automatisch updates kan posten vanuit een CRM of helpdesk. Een chattool dat alleen ontvangt wat mensen zelf typen, mist de update van een systeem dat al weet wat er is gebeurd.
Zie hoe alles samenwerkt
WeldSuite brengt CRM, helpdesk, boekhouding, mail, projecten en meer samen in één verbonden platform. Pas iets één keer aan en het verschijnt overal.