Waar een projectrapportage eigenlijk voor dient
Een projectrapportage is een korte update voor mensen buiten het projectteam. Ze vertelt hoe het project ervoor staat. Meer niet. Het is geen dagboek en ook geen plek om te bewijzen dat iedereen druk is geweest.
Belangrijkste inzichten
- Een projectrapportage beantwoordt drie vragen: waar staan we ten opzichte van de planning, wat loopt risico, en wat heb je nodig van de lezer.
- Houd het op één pagina. Begin met een totaalstatus, dan voortgang, risico's en beslissingen. Al het andere is detail waar niemand om vroeg.
- Een rapportage veroudert doordat iemand alles overtypt. Staan taken, mijlpalen en eigenaren op één plek, dan komt het meeste rechtstreeks daaruit.
Het draait om de lezer. Een opdrachtgever wil weten of de datum en het budget nog kloppen. Een afdelingshoofd wil weten of zijn mensen op het verkeerde moment worden ingezet. Een klant wil weten of hij zelf iets moet doen. Schrijf voor degene met de minste tijd en de meeste beslissingsmacht, dan komt de rest vanzelf.
Er is nog een nuttig bijeffect. Het dwingt de projectleider om elke week naar het hele project te kijken en hardop te zeggen of het op koers ligt. Teams die dat overslaan horen vaak van een ander dat ze achterlopen.
Wat hoort er in een projectrapportage?
Je hebt geen twaalf kopjes nodig. Dit zijn er zes en meer niet.
- Totaalstatus. Eén woord en een kleur: groen, oranje of rood. Groen is op koers. Oranje betekent dat er iets kan uitlopen en dat je het aanpakt. Rood betekent dat datum, budget of scope zonder besluit niet gehaald wordt.
- Voortgang sinds de vorige keer. Wat is af, in gewone woorden. "Ontwerp van de kassa goedgekeurd" is bruikbaar. "Aan het ontwerp gewerkt" niet.
- Mijlpalen. De volgende twee of drie, met datum, en of ze op tijd zijn.
- Risico's en knelpunten. Wat kan misgaan, hoe groot is de kans en wie lost het op. Wees concreet. "Leverancier is misschien te laat" zegt niets. "Leverancier levert op 24 oktober, wij hebben het op 17 oktober nodig" is iets waar iemand mee aan de slag kan.
- Benodigde beslissingen. Wat alleen de lezer kan doen. Een wijziging goedkeuren, budget vrijgeven, kiezen tussen twee opties. Is er niets, schrijf dat dan op.
- Volgende periode. Wat het team wil afronden voor de volgende rapportage.
Wat je weglaat
Laat de volledige takenlijst weg. Laat de uren weg. Laat alles weg wat niets verandert aan wat de lezer doet. Twijfel je? Vraag je af of iemand na het lezen van die regel anders zou handelen. Zo niet, schrappen.
Waarom rapportages misgaan
Drie gewoontes verpesten de meeste rapportages.
Alles is groen tot het rood is
Niemand wil de eerste zijn die oranje meldt. Dus staat een project acht weken op groen en springt het dan naar rood, en voelt de opdrachtgever zich overvallen. Oranje is geen falen. Het is de waarschuwing die rood te voorkomen maakt. Spreek vooraf met je lezers af dat oranje gewoon mag.
Het wordt uit het hoofd geschreven
Schrijf je de rapportage vrijdagmiddag en probeer je de week te herinneren, dan mis je dingen en maak je het mooier dan het is. De feiten staan al in het project: welke taken zijn afgesloten, welke mijlpaal is verschoven, welk punt hangt al negen dagen vast. De rapportage moet daaruit putten, niet uit iemands geheugen.
Elke keer ziet het er anders uit
Verandert de opzet elke week, dan moeten lezers zoeken naar het nieuws. Leg de opzet vast. Zelfde volgorde, zelfde kopjes, zelfde kleurcode. Na drie weken lezen mensen het in twee minuten, want ze weten waar ze moeten kijken.
Een eenvoudige opzet die je kunt hergebruiken
Deze opzet past op één pagina. Kopieer hem naar wat je ook gebruikt.
| Onderdeel | Wat erin staat | Lengte |
|---|---|---|
| Status | Groen, oranje of rood, plus één zin waarom | 1 regel |
| Afgerond | Opgeleverde resultaten en mijlpalen | 3 tot 5 punten |
| Komende periode | Wat het team wil afronden voor de volgende rapportage | 3 tot 5 punten |
| Mijlpalen | Volgende mijlpalen met datum en op tijd of te laat | Een kleine tabel |
| Risico's | Risico, gevolg, eigenaar, actie | 2 tot 4 rijen |
| Beslissingen | Wat je nodig hebt, van wie, vóór wanneer | 0 tot 3 punten |
De eerste regel lezen de meeste mensen, dus maak hem sterk. "Oranje: akkoord op het ontwerp is twee weken te laat, waardoor de lancering van 14 november naar 28 november schuift, tenzij de klant vrijdag goedkeurt." In die ene zin staan status, oorzaak, gevolg en vraag.
Moet de planning waar de rapportage op draait nog gemaakt worden? Ons artikel over een projectplan schrijven gaat in op mijlpalen en eigenaarschap, en de RACI-matrix helpt je bepalen wie elk risico oppakt.
Haal het uit live data
De beste manier om te stoppen met handmatig rapporteren is stoppen met handmatig verzamelen. Een rapportage heeft afgerond werk, mijlpaaldata, eigenaren en werkbelasting nodig. Staat dat verspreid over een spreadsheet, een chatdraad en iemands hoofd, dan blijf je kopiëren.
Staat het in één projecttool, dan schrijft de rapportage zichzelf grotendeels. Taken die sinds vorige week zijn afgesloten vormen je voortgang. Mijlpalen met hun datum zijn je mijlpaaltabel. Verlopen taken zijn je eerste versie van de risico's. Het oordeel blijft van jou, want de kleur en de benodigde beslissingen zijn menselijke keuzes. Maar het overtypen verdwijnt.
Een paar dingen maken dit in de praktijk werkbaar:
- Mijlpalen met echte data. Niet "Fase 2", maar "Fase 2 klaar op 21 november". Op een Gantt-tijdlijn zie je uitloop meteen.
- Eén eigenaar per taak. Een taak met drie eigenaren heeft er geen.
- Een werkbelastingweergave. Veel rode projecten zijn eigenlijk overbelaste mensen. In ons artikel over resource management software lees je hoe je dat vroeg ziet.
- Status die zichzelf bijwerkt. Schuift een taak mee met het werk, dan hoef je op vrijdag niet meer op te ruimen.
WeldFlow is de app voor projectmanagement in WeldSuite. Taken, subtaken, mijlpalen en eigenaren staan bij elkaar, en elk project bekijk je als Gantt-tijdlijn, bord, tabel, agenda of document. Er is een werkbelastingweergave om overbelasting te zien, er zijn terugkerende taken en regels en triggers die de status automatisch bijwerken. Reacties worden gesynchroniseerd met WeldChat, zodat het gesprek bij de juiste mensen terechtkomt, en WeldAgent kan taken uitvoeren. De data achter je projectrapportage staat dus al klaar als je gaat schrijven.
WeldFlow is een van de twaalf apps die in elk WeldSuite-abonnement zitten, en WeldSuite is een complete softwaresuite voor mid-market en enterprise teams, met een prijs per gebruiker per maand. Voor één gebruiker is er een gratis plan. Business kost $49 per maand, of $42 per gebruiker per maand bij jaarlijkse betaling, voor maximaal tien gebruikers. Scale kost $69 per maand, of $59 per gebruiker per maand bij jaarlijkse betaling, vanaf elf gebruikers. Enterprise is maatwerk, met SSO, SAML en een uptime-SLA van 99,999%.
Bronnen
- Wikipedia: Projectmanagement https://nl.wikipedia.org/wiki/Projectmanagement
- Wikipedia: Traffic-light rating system https://en.wikipedia.org/wiki/Traffic-light_rating_system
Veelgestelde vragen
Wat is een projectrapportage?
Het is een korte update voor mensen buiten het projectteam. Ze zegt of het project op koers ligt, wat er af is, wat risico loopt en welke beslissingen nodig zijn. De meeste zijn één pagina en gaan wekelijks of tweewekelijks de deur uit.
Hoe vaak moet ik een projectrapportage sturen?
Wekelijks past bij de meeste lopende projecten. Tweewekelijks werkt voor rustigere projecten. Kies een ritme en houd je eraan, want een vast moment wordt gelezen en een wisselend moment wordt genegeerd.
Wat betekent RAG-status?
RAG staat voor rood, oranje (amber) en groen. Groen betekent op koers. Oranje betekent dat iets kan uitlopen en dat je het aanpakt. Rood betekent dat datum, budget of scope zonder besluit van iemand niet gehaald wordt.
Wat is het verschil tussen een statusrapportage en een voortgangsrapportage?
In de praktijk worden ze door elkaar gebruikt. Als je een verschil wilt maken: een voortgangsrapportage kijkt terug op wat er gedaan is, een statusrapportage zegt ook hoe gezond het project nu is, welke risico's er zijn en wat er nodig is.
Kan een projectrapportage automatisch worden gemaakt?
De meeste feiten wel. Afgeronde taken, mijlpaaldata, eigenaren en verlopen punten komen uit de projectdata. De totaalkleur, de toelichting op risico's en de benodigde beslissingen blijven mensenwerk.
Zie hoe alles samenwerkt
WeldSuite brengt CRM, helpdesk, boekhouding, mail, projecten en meer samen in één verbonden platform. Pas iets één keer aan en het verschijnt overal.
Verder lezen
Een projectplan schrijven (stap voor stap)
Een heldere stappengids voor het schrijven van een projectplan dat scope, planning en budget onder controle houdt, inclusief een gratis sjabloon dat je kunt hergebruiken.
ProjectmanagementWat is een ganttdiagram en wanneer gebruik je het?
Een ganttdiagram is een horizontaal staafdiagram dat je projectplanning in de tijd weergeeft. Zo lees je het, dit zijn de onderdelen, en zo verslaat het een simpele takenlijst.
Project managementCapaciteitsplanning: Zo Weet Je Eindelijk Wie Ruimte Heeft
Elk groeiend team raakt op een gegeven moment het overzicht kwijt over wie overvol zit en wie nog ruimte heeft. Dit is waarom een spreadsheet en onderbuikgevoel niet werken, en wat capaciteitsplanning software eigenlijk moet kunnen.