Wat is online vergaderen?
Online vergaderen betekent dat je met beeld, geluid en chat overlegt zonder in dezelfde kamer te zitten. Je start of plant een vergadering, deelt een link en iedereen sluit aan vanaf een laptop of telefoon. Dat is het hele idee, en bijna elke tool kan het.
Belangrijkste inzichten
- Het beeld en geluid zijn het makkelijke deel. Het verschil zit in hoe de software met gasten omgaat, hoe hij grote calls aankan en wat er overblijft nadat de call is afgelopen.
- Een gast die eerst een account moet maken, haakt vaak gewoon af. Controleer dat externe mensen via een link kunnen deelnemen, ook op hun telefoon, zonder zich aan te melden.
- Een opname die niemand kan doorzoeken, bekijkt niemand. Zoek naar verslagen, hoofdstukken en een plek waar de opname bij de afspraak staat waar hij bij hoort.
Waarom is kiezen dan toch lastig? Omdat de basis niet meer het punt is. Je team weet allang hoe je inbelt. De vragen die nu tellen gaan over de randen: de klant die je tool nog nooit gezien heeft, de bedrijfsbrede update met honderden mensen en de beslissing die iemand drie weken later wil terugvinden.
Vergaderen, webinar en bellen zijn niet hetzelfde
Een vergadering is een gesprek waarin de meeste mensen kunnen meepraten. Bij een webinar presenteren een of een paar mensen aan een grote groep. Bellen is meestal alleen geluid. Veel producten halen die drie door elkaar. Geef je vooral presentaties, lees dan ons stuk over webinarsoftware voor interne meetings. Gaat het je vooral om plannen en uitnodigen, kijk dan bij software om afspraken te plannen.
Waar je op let voor je kiest
Functielijstjes van tools voor online vergaderen lijken sterk op elkaar. Met deze punten zie je welke het in de dagelijkse praktijk volhouden.
| Punt | Waarom het ertoe doet | Zo hoort het |
|---|---|---|
| Direct en gepland vergaderen | Sommige gesprekken staan in de agenda, veel andere niet | In één klik starten, of vooraf plannen |
| Deelnemen met een link | Niemand wil eerst een handleiding lezen | Eén link, werkt in de browser |
| Toegang voor gasten | Klanten en kandidaten staan niet bij jou op de loonlijst | Aansluiten zonder account |
| Chat tijdens de call | Links en aantekeningen moeten ergens heen | Chat in de call zelf, niet in een tweede app |
| Scherm delen en aantekeningen | Laten zien werkt beter dan uitleggen | Een venster delen en anderen laten meetekenen |
| Achtergronden | Niet iedereen werkt in een nette ruimte | Wazig of een eigen afbeelding, standaard erin |
| Mobiele apps | Mensen sluiten aan vanuit de trein of de auto | Echte iOS- en Android-apps |
Deel je veel je scherm? Dan lees je meer in software voor scherm delen.
Gasten en grote calls
Maak het makkelijk voor mensen buiten je bedrijf
Stel je een salesgesprek voor met een prospect die al wat twijfelt. Je stuurt de link. Die klikt erop en de tool vraagt om een account en het downloaden van een app. Sommigen doen dat. Veel mensen niet, en het gesprek begint tien minuten te laat of helemaal niet. Gasten moeten kunnen klikken en meedoen. Meer niet.
Kijk naar het plafond, niet naar de gemiddelde call
De meeste calls hebben vijf of zes deelnemers. Maar de call die ertoe doet voor je keuze is de grootste die je houdt: de kwartaalupdate voor iedereen, de training voor een hele regio, de briefing voor klanten. Kijk naar het maximale aantal deelnemers en naar de maximale duur. Een tool die na een uur stopt of bij honderd mensen vol zit, laat je precies op het slechtste moment vallen.
Wat er na de call gebeurt
De meeste waarde van een vergadering wordt bepaald nadat hij is afgelopen. Iemand moet onthouden wat er is afgesproken. In veel teams is dat degene die de notulen maakt, wat betekent dat een persoon de helft van het gesprek mist.
- Opnames. Kan de call automatisch worden opgenomen, zodat niemand hoeft te denken aan de opnameknop?
- Verslagen. Met de volledige tekst van het gesprek zoek je op een naam of een bedrag in plaats van door een video te spoelen.
- Hoofdstukken en sprekers. Een lange opname is makkelijker te gebruiken als hij is verdeeld in onderwerpen en laat zien wie wanneer sprak.
- Doorzoekbare geschiedenis. Vind je de call van vorige maand terug zonder drie mensen te vragen waar hij is gebleven?
- Een vaste plek voor de opname. Een opname die bij de agenda-afspraak staat waar hij bij hoort, vind je sneller dan een bestand in een map die niemand meer weet.
Over de notulen schreven we meer in software om vergaderingen uit te schrijven. Wil je liever minder live calls, dan is asynchrone communicatie het lezen waard.
Hoe WeldMeet dit doet
WeldMeet is de app voor videovergaderen in WeldSuite, met een korte belofte: vergaderingen die zichzelf uitschrijven. Je start direct een vergadering of plant er een in en deelt de link. Gasten hebben geen account nodig om aan te sluiten. In de call zit chat, scherm delen met aantekeningen en een eigen of wazige achtergrond. Calls ondersteunen tot 1.000 deelnemers en kunnen tot 24 uur duren, en er zijn apps voor iOS en Android.
Na de call komen opnames in WeldCalendar terecht. Je krijgt automatische hoofdstukken, inzicht in wie wat zei, volledige verslagen en een doorzoekbare geschiedenis. Het antwoord op "wat hadden we ook alweer besloten?" is dan een zoekopdracht.
WeldMeet is een van de twaalf apps in WeldSuite, een complete softwaresuite voor mid-market en enterprise teams, met een prijs per gebruiker per maand. Elk abonnement bevat alle twaalf apps, WeldAgent inbegrepen. Voor één gebruiker is er een gratis abonnement. Business kost $49 per maand, of $42 per gebruiker per maand bij jaarlijkse facturering, voor maximaal tien gebruikers. Scale kost $69 per maand, of $59 per gebruiker per maand per jaar, vanaf elf gebruikers. Enterprise is maatwerk, met SSO, SAML en een uptime-SLA van 99,999%.
Bronnen
- Wikipedia: Web conferencing https://en.wikipedia.org/wiki/Web_conferencing
- Wikipedia: Videotelephony https://en.wikipedia.org/wiki/Videotelephony
Veelgestelde vragen
Wat is software voor online vergaderen?
Het is software waarmee mensen vanaf verschillende plekken overleggen met beeld, geluid en chat. Je start of plant een vergadering, deelt een link en mensen sluiten aan vanaf een computer of telefoon. Betere tools voegen toegang voor gasten, opnames en verslagen toe.
Hebben gasten een account nodig om mee te doen?
Dat verschilt per tool. Veel tools vragen gasten zich aan te melden of een app te installeren, en dat schrikt mensen af. In WeldMeet sluiten gasten aan via een gedeelde link, zonder account.
Hoeveel mensen kunnen meedoen aan een online vergadering?
De grenzen lopen sterk uiteen, en gratis varianten van veel tools beperken vergaderingen in grootte en duur. WeldMeet ondersteunt tot 1.000 deelnemers en calls tot 24 uur.
Kun je online vergaderingen opnemen en doorzoeken?
Ja, met de juiste tool. Zoek naar automatische opname, volledige verslagen, hoofdstukken en een doorzoekbare geschiedenis. In WeldMeet komen opnames in WeldCalendar te staan, naast de afspraak.
Wat is het verschil tussen een vergadering en een webinar?
In een vergadering kunnen de meeste mensen meepraten. Bij een webinar presenteren een paar mensen aan een groter publiek. Sommige producten doen beide, andere doen er maar een goed.
Zie hoe alles samenwerkt
WeldSuite brengt CRM, helpdesk, boekhouding, mail, projecten en meer samen in één verbonden platform. Pas iets één keer aan en het verschijnt overal.
Verder lezen
Notulen Maken Zonder Handwerk: Wat Gespreksoftware Automatisch Vastlegt
Videobellen is een standaardfunctie geworden. Het verschil zit in wat er met de woorden gebeurt nadat het gesprek is afgelopen, en of jij zelf nog notulen moet typen.
CommunicationScherm Delen Tijdens Een Call: Waar Goede Software Aan Moet Voldoen
Scherm delen kan iedereen tijdens een call. Lastiger is: wie mag meekijken, wie mag erop tekenen, en waar blijft de opname achteraf? Dit is waar goede software voor scherm delen echt aan moet voldoen.
CommunicationWat is planningssoftware voor afspraken? Een gids voor groeiende teams
Planningssoftware vervangt het e-mailen heen en weer op zoek naar een moment door een boekingslink die je echte beschikbaarheid uitleest. Dit is wat het is, wat het beheert en hoe je de juiste kiest.
CommunicationWebinar Organiseren voor Interne Bijeenkomsten: Waar Het Echt om Draait
De meeste webinarsoftware is gebouwd om kaartjes te verkopen en leads te verzamelen. Wil je het hele bedrijf in één gesprek krijgen voor een teambijeenkomst of training? Dan ziet het lijstje met eisen er heel anders uit.