Wat een Europese cloud eigenlijk is
Bij een Europese cloud staan je bestanden op servers in de EU. Het vakwoord daarvoor is dataresidentie: je kiest in welk land of welke regio je data wordt opgeslagen. Staan je bestanden in Frankfurt, dan is je residentie de EU. Staan ze in Virginia, dan is het de VS.
Belangrijkste inzichten
- Een Europese cloud betekent dat je bestanden fysiek in de EU staan. Dat noemen we dataresidentie, en het is een instelling waar je om kunt vragen, geen vage belofte.
- Residentie is iets anders dan soevereiniteit. Waar data staat en welke wetten erbij kunnen komen zijn twee aparte vragen. Een goede leverancier beantwoordt allebei.
- Kies de regio op basis van je klanten en contracten, niet op gewoonte. Vraag daarna wat er nog meer uit die regio gaat, zoals back-ups, logs en toegang voor support.
Het klinkt als een technisch detail. Voor veel bedrijven is het een contractvoorwaarde. Een Duitse klant vraagt of zijn documenten in de EU blijven. Een overheidsinstelling eist het misschien. En in de beveiligingsvragenlijst van een grote opdrachtgever staat vrijwel zeker een vraag over opslaglocatie.
Wat telt als "jouw data"
Bestanden zijn het duidelijkste deel. Maar dezelfde vraag geldt voor de database achter je apps, back-ups, zoekindexen, logbestanden en kopieën die voor verwerking worden gemaakt. Een leverancier kan je bestanden in één regio bewaren en toch iets anders in een andere regio kopiëren. Daarom zijn de vragen verderop zo belangrijk.
Residentie, soevereiniteit en lokalisatie zijn niet hetzelfde
Deze drie begrippen worden voortdurend door elkaar gehaald. Houd je ze uit elkaar, dan worden gesprekken met leveranciers een stuk makkelijker.
- Dataresidentie: waar de data staat. Een keuze van locatie.
- Datasoevereiniteit: welke wetten op de data van toepassing zijn. Een leverancier met hoofdkantoor in het ene land kan aan de regels van dat land gebonden zijn, ook als de servers in een ander land staan.
- Datalokalisatie: een wettelijke eis dat data binnen een land moet blijven. Het is een verplichting, waar residentie een instelling is.
Residentie kun je zelf direct bepalen, dus begin daar. Ga alleen niet uit van het idee dat het ook de soevereiniteitsvraag beantwoordt. Vraagt een toezichthouder of klant naar allebei, dan moet je kunnen zeggen wat je van elk weet.
Waarom bedrijven erom geven
Er zijn vier veelvoorkomende redenen, en de meeste bedrijven herkennen er minstens één.
- Regelgeving. De AVG (GDPR) stelt grenzen aan het verplaatsen van persoonsgegevens van mensen in de EU naar buiten de EU. Sommige sectoren en landen voegen daar eigen regels aan toe.
- Contracten. Klanten leggen de opslaglocatie vast in overeenkomsten en beveiligingsbeoordelingen. Kun je niet antwoorden, dan loopt een deal vertraging op.
- Snelheid. Bestanden die dichter bij je mensen staan, openen sneller. Voor een team in Amsterdam is een server in Europa gewoon sneller dan een server op een ander continent.
- Vertrouwen. Medewerkers en klanten voelen zich beter als je duidelijk kunt zeggen waar hun gegevens staan. "Ergens in de cloud" is geen antwoord.
Niets hiervan is een reden voor paniek. Het is een reden om het antwoord te weten voordat iemand ernaar vraagt.
Vragen die je een leverancier stelt
Een functielijst met "wereldwijde datacenters" zegt weinig. Stel liever deze vragen.
- Kunnen we de regio zelf kiezen? Of wordt die bij aanmelding voor ons bepaald?
- Welke regio's zijn er? Laat ze benoemen. De VS, de EU en Azië zijn gangbare keuzes.
- Wat blijft er in de regio? Bestanden wel. Maar ook back-ups, metadata, zoekindexen en logs?
- Wie heeft toegang tot de data, en vanuit welk land? Supportmedewerkers die in een ander land werken, kunnen ook een vorm van toegang zijn.
- Kunnen we later verhuizen? Bedrijven veranderen. Een regio die je in jaar één koos, past in jaar drie misschien niet meer.
- Wordt onze data gebruikt om AI-modellen te trainen? Dat is een andere vraag dan residentie, maar kopers stellen ze nu vaak in één adem.
Schrijf de antwoorden op. Je eigen klanten stellen je dezelfde vragen weer.
Een regio kiezen zonder het te ingewikkeld te maken
Begin met drie feiten over je eigen bedrijf.
Waar zitten je klanten en contracten?
Zitten de meeste klanten in de EU en verwerk je hun persoonsgegevens, dan is de EU de veilige standaard. Noemt een contract een land of regio, volg dan het contract. Bedien je vooral de Amerikaanse markt, dan is een Amerikaanse regio meestal het eenvoudigst.
Waar zitten je mensen?
Kies een regio dicht bij de mensen die de hele dag bestanden openen. Het verandert niets aan de juridische kant, maar wel aan hoe snel een groot bestand laadt.
Wat verwacht je beveiligingsbeoordeling?
Pak de laatste vragenlijst die een klant je stuurde. Wat daarin gevraagd werd, is je minimum. Heb je nog geen vragenlijsten gehad, ga er dan van uit dat de eerste grote klant er een stuurt, en kies een regio die je kunt verdedigen.
Schrijf daarna één alinea in je interne documentatie: welke regio, waarom en wie het heeft goedgekeurd. Dat kost tien minuten en scheelt later uren. Wil je het grotere plaatje van veilige bestanden, inclusief toegangsbeheer en delen buiten het bedrijf, lees dan onze uitleg over veilig bestanden delen.
Waar WeldDrive past
WeldDrive is de bestandsopslag in WeldSuite, en daar stel je de dataresidentie in. Je kiest of je data in de VS, de EU of Azië wordt opgeslagen. Bestanden die je in andere WeldSuite-apps maakt, komen vanzelf in WeldDrive terecht. Een offerte uit WeldCRM of een bijlage bij een ticket in WeldDesk volgt dus dezelfde opslagkeuze als de rest. Toegangsrechten bepalen wie een bestand mag openen, je kunt bestanden laten verlopen en WeldAgent kan erdoorheen zoeken. WeldSuite traint geen AI-modellen op jouw data.
Richt je opslag in voor een heel bedrijf? Dan lees je in onze uitleg over een documentbeheersysteem hoe je alles ordent, en in versiebeheer van documenten hoe je van elk bestand één actuele versie houdt.
WeldDrive is een van de twaalf apps die in elk WeldSuite-abonnement zitten. WeldSuite is een complete softwaresuite voor mid-market en enterprise teams, met een prijs per gebruiker per maand. Dataresidentie, SSO, SAML, een vaste customer success manager en een uptime-SLA van 99,999% horen bij het Enterprise-abonnement. Daarover begin je een gesprek door een demo te boeken.
Bronnen
- Wikipedia: Algemene verordening gegevensbescherming https://nl.wikipedia.org/wiki/Algemene_verordening_gegevensbescherming
- Wikipedia: Data localization https://en.wikipedia.org/wiki/Data_localization
Veelgestelde vragen
Wat is een Europese cloud?
Een cloud waarbij je data op servers in de EU staat. Je maakt daarmee gebruik van dataresidentie: je kiest zelf het land of de regio waar je bestanden worden opgeslagen.
Wat is het verschil tussen dataresidentie en datasoevereiniteit?
Residentie is waar de data staat. Soevereiniteit is welke wetten erop van toepassing kunnen zijn. Een leverancier kan je data in één regio bewaren en toch gebonden zijn aan de wetten van het land waar het hoofdkantoor zit. Vraag daarom naar allebei.
Verplicht de AVG dat data in de EU blijft?
Niet in alle gevallen. De AVG stelt regels voor het doorgeven van persoonsgegevens van mensen in de EU naar buiten de EU, en daarvoor is een wettelijke grondslag nodig. Data in de EU houden is de eenvoudigste manier om die vraag te vermijden. Voor jouw situatie vraag je een jurist om advies.
Kan ik mijn dataregio later wijzigen?
Dat hangt van de leverancier af. Vraag vóór je tekent of verhuizen kan, hoe dat werkt en of het extra kost. Ga er niet van uit dat het één klik is.
Tellen back-ups en logs ook mee?
Dat zouden ze moeten doen. Vraag een leverancier waar back-ups, zoekindexen en logs staan, niet alleen de bestanden. Een regiobelofte die maar een deel van je data dekt, is maar een half antwoord.
Zie hoe alles samenwerkt
WeldSuite brengt CRM, helpdesk, boekhouding, mail, projecten en meer samen in één verbonden platform. Pas iets één keer aan en het verschijnt overal.
Verder lezen
Cloud Opslag voor Bedrijven: Zo Deel Je Bestanden Veilig
Bij cloud opslag voor bedrijven gaat het om wie een bestand kan openen, wat diegene ermee kan doen, en of je dat later kunt aantonen. Dit is waar je echt op moet letten.
CollaborationWat is een documentbeheersysteem? Een gids voor groeiende teams
Een documentbeheersysteem geeft je team één plek om bestanden op te slaan, terug te vinden en de toegang ertoe te beheren. Dit is wat het is, wat het beheert en hoe je de juiste kiest.
SamenwerkingVersiebeheer van Documenten: Zo Werk Je Nooit Meer in het Verkeerde Bestand
De meeste versieproblemen zijn niet technisch. Twee mensen passen twee kopieën aan en niemand weet welke telt. Zo regel je versiebeheer voor documenten zonder zwaar proces.