CRM-data op orde: waarom gegevens verouderen en hoe je ze schoon houdt

Waar slechte data vandaan komt

Het komt zelden door één grote fout. Het groeit uit kleine gewoontes.

Handmatig invoeren onder tijdsdruk

Een verkoper rondt een gesprek af en heeft vijf minuten tot de volgende afspraak. De notities gaan erin, maar functietitel, telefoonnummer en bedrijfsgrootte blijven leeg. Vermenigvuldig dat met een team en een jaar, en de helft van je records heeft gaten.

Imports die niemand controleerde

Een lijst van een beurs, een oude spreadsheet, een export uit een pakket dat je hebt vervangen. Elke import brengt eigen notaties en eigen dubbelen mee. Eén slecht bestand kan maanden netjes werk ongedaan maken.

Mensen verhuizen, bedrijven veranderen

Een contactpersoon stapt over naar een andere werkgever. Een bedrijf wordt overgenomen en krijgt een nieuwe naam. Niemand deed iets fout, en toch klopt het record niet meer. Dit kun je niet voorkomen. Je kunt het alleen opsporen.

Twee records voor één klant

Sales maakt een bedrijf aan. Support, dat in een ander pakket werkt, maakt het opnieuw aan vanaf een e-mailadres. Als je apps elk een eigen kopie bijhouden, lopen ze uit elkaar. Dat is hetzelfde probleem als bij klantdata op één plek.

Wat slechte CRM-data kost

Je vindt "slechte data" op geen enkele begroting. Het komt op andere plekken naar boven.

• Twee verkopers bellen dezelfde prospect in dezelfde week, omdat het bedrijf twee keer bestaat met verschillende eigenaren.
• Een mailreeks gaat naar iemand die acht maanden geleden is vertrokken. Je mails komen terug, en je afzenderreputatie loopt schade op. Dat voedt problemen met de bezorging van je e-mail.
• De forecast klopt niet, omdat deals in een fase blijven staan die al twee maanden niemand heeft aangeraakt.
• Een nieuwe collega is de eerste week bezig met vragen of iets wel klopt, in plaats van met verkopen.
• Marketing segmenteert op branche of bedrijfsgrootte, maar bij een derde van de records zijn beide velden leeg.

Niets hiervan voelt als een crisis. Samen vertragen ze het hele verkoopproces een klein beetje, de hele tijd.

Een routine die je gegevens op orde houdt

Een jaarlijkse opruimactie werkt niet. Als je klaar bent, zijn de eerste records die je repareerde alweer verouderd. Een korte, saaie routine werkt beter.

1. Bepaal welke velden verplicht zijn om een record aan te maken, en houd die lijst kort. Bedrijfsnaam, een contactpersoon, een eigenaar en een bron is ruim genoeg. Bij tien verplichte velden typen mensen onzin om er voorbij te komen.
2. Spreek één notatie af voor namen, telefoonnummers en landen, en schrijf die in een paar regels op.
3. Controleer imports voordat ze erin gaan. Open het bestand, zoek naar dubbelen en importeer eerst een klein deel.
4. Besteed één keer per week twintig minuten aan een korte lijst: deals zonder activiteit in 30 dagen, records zonder eigenaar en nieuwe dubbelen. Wissel af wie het doet.
5. Geef elk record één eigenaar. Een record dat van iedereen is, is van niemand.
6. Loop de open pipeline elke maand met het team door en sluit of verplaats alles wat blijft liggen. Een opgeruimde salespipeline is de beste vroege waarschuwing voor slechte data.

Het doel is geen perfecte data. Het doel is data die goed genoeg is dat mensen haar vertrouwen en blijven gebruiken.

Waar het verrijken van leads helpt, en waar niet

Bij het verrijken van leads vult software ontbrekende gegevens automatisch aan, zoals functietitel, bedrijfsgrootte en een gecontroleerd e-mailadres, met data van externe aanbieders. Het lost het probleem van overgeslagen velden direct op, want niemand hoeft iets te typen.

Het heeft grenzen. Verrijking vertelt je niet waar een prospect mee bezig is, en geen enkele aanbieder dekt elke regio of branche even goed. Zie het als een manier om met een redelijk record te starten, niet als garantie dat het record klopt. Controleer elke maand een steekproef en vergelijk de uitkomst met wat je zeker weet.

Het werkt ook het best binnen het CRM zelf. Zit verrijking in een los pakket, dan ben je weer aan het exporteren, uploaden en hopen dat de twee kopieën overeenkomen. Meer over die afweging lees je in onze gids over software voor sales prospecting.

Aan de slag

Begin klein. Kies de drie velden die je team het vaakst fout invult, herstel die en zet de wekelijkse controle in. Voeg pas regels toe als je een echt probleem ziet.

WeldCRM neemt een groot deel van dit werk uit handen. Elke persoon en elk bedrijf heeft een record dat naar twee kanten gekoppeld is, en AI-verrijking van leads vult gegevens aan via aanbieders als Hunter, Apollo, Clearbit, ZoomInfo en Dropcontact. Dealpipelines, taken en notities staan op hetzelfde record, met toegang per record zodat jij bepaalt wie wat mag wijzigen. Je kunt je data importeren en exporteren, en er is geen limiet op het aantal contacten.

WeldCRM is een van de twaalf apps in WeldSuite, een complete softwaresuite voor het mid-market en enterprise, en WeldAgent zit in elk abonnement. De prijs is per gebruiker per maand. Business kost $49 per maand, of $42 per gebruiker per maand bij jaarlijkse facturering. Scale kost $69 per maand, of $59 per gebruiker per maand per jaar, met onbeperkt gebruikers. Enterprise is maatwerk en voegt SSO en SAML, dataresidentie, een vaste CSM en een uptime-SLA van 99,999% toe. Voor één gebruiker is er ook een gratis abonnement.

Bronnen

1. Wikipedia: Data quality https://en.wikipedia.org/wiki/Data_quality
2. Wikipedia: Customer relationship management https://en.wikipedia.org/wiki/Customer_relationship_management

Veelgestelde vragen

Verder lezen